Campus Tour

5600 étudiants. 3 campus. 10 jours de rentrée — Conception et organisation des journées d’accueil de l’Université Sorbonne Paris Nord.

Repenser l’accueil des primo-arrivants à l’université.

Le projet

L’Université Sorbonne Paris Nord a confié à Ludogamie la conception et l’organisation des journées d’accueil des étudiants primo-arrivants.

L’ambition était claire : renouveler en profondeur l’expérience de rentrée, en dépassant les formats traditionnels (accueil général en amphi) pour proposer un dispositif immersif, convivial et fédérateur.

Ce projet constituait une première en France à cette échelle.

Le Campus Tour avait pour objectifs :

• Offrir aux étudiants une journée de rentrée favorisant la création de lien social ;
• Donner une première impression positive et engageante de l’université ;
• Faire découvrir, de manière dynamique et incarnée, 10 services clés de l’établissement ;
• Permettre aux étudiants de mettre des visages sur les équipes universitaires et d’humaniser l’institution ;
• Poser les bases d’un événement identifiable, potentiellement récurrent et vecteur d’attractivité pour l’université.

Pour cela, nous avons construit l’identité de l’événement autour de la métaphore du “tour”, inspirée du circuit touristique ou de la visite culturelle. Les étudiants étaient invités à découvrir leur université comme une destination riche en rencontres, en opportunités et en services, guidés et accueillis par d’anciens étudiants.

La journée s’articulait autour :

• de la convivialité de l’accueil,
• de la mise en mouvement des corps,
• et du plaisir de faire connaissance avec sa promotion avant le début des cours.

Les dix services essentiels de l’université devenaient autant d’“escales” sur le parcours : des temps courts, incarnés et surprenants, pensés pour marquer les esprits.

Les étudiants pouvaient en outre retrouver toutes les informations sur une web-app dédiée, développée pour l’événement.

Retour d’expérience

Le Campus Tour a été l’un de nos projets les plus ambitieux de la rentrée 2025 — et le défi était de taille.

Chaque jour, il a fallu assurer :

• la gestion de près de 300 étudiants, répartis en dix groupes,
• leur circulation fluide entre les différents services tout au long de la journée,
• ainsi que l’organisation de la distribution des repas lors de la pause méridienne.

Le travail le plus conséquent a porté sur la coordination générale entre l’administration universitaire, les services impliqués, le service communication, les prestataires et les différentes composantes.

Le projet s’est avéré être une grande réussite, tant du point de vue organisationnel que de l’expérience vécue par les étudiants.

Les clés de la réussite

Plusieurs piliers ont permis la réussite du Campus Tour :

• Le design d’expérience : penser le parcours dans sa globalité, du premier mail d’information à la photo collective de fin de journée, jusqu’au questionnaire de débrief ;
• L’architecture du dispositif : anticiper les flux, les circulations et le dispatch des groupes ;
• La méthode : mettre en place des outils de suivi et de coordination efficaces ;
• L’écoute : rester attentif aux besoins de l’ensemble des parties prenantes ;
• La bonne humeur : un ingrédient essentiel dans le management des 80 étudiants guides et ambassadeurs, chargés d’accueillir et d’accompagner les primo-arrivants.

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